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O SECOVI-SP, visando um trabalho de parceria total com o Síndico, reuniu neste manual, todas as informações necessárias para uma gestão completa e eficiente, mesmo para aquelas pessoas que nunca exerceram a função de Síndico.

Desenvolvido por profissionais altamente treinados e capacitados, este manual foi desenvolvido e planejado, para orientar os Síndicos nesta sua tarefa tão difícil, proporcionando mais segurança e discernimento nas sua decisões.

Este manual apresenta um amplo conjunto de informações indispensáveis (jurídicas, financeiras, de segurança e treinamento pessoal) para a gestão do Síndico, além de fornecer uma série de dicas úteis e importantes para o seu dia-a-dia.

O Manual do Síndico, possui ainda, a íntegra da Lei do Condomínio - nº 4.591 de (16/12/1964), cujo conhecimento é indispensável para o bom andamento da sua gestão.

Com uma linguagem clara e objetiva, o MANUAL DO SÍNDICO é uma ótima ferramenta de apoio e uma grande fonte de informações, que lhe auxiliará na conquista de vários progressos durante a sua gestão.


GUIA DO SÍNDICO - SECOVI

ELEGERAM-ME SÍNDICO. E AGORA?

Numa bela noite, na falta de melhor opção, resolvi descer ao salão de festas do edifício para ver o que exatamente era uma Assembléia Geral.

Havia menos de um ano que eu me mudara para um condomínio, após mais de 30 anos morando em casas. Tudo era novidade.

Sempre ouvi dizer que ser síndico era muito chato, causava aborrecimentos, indisposição com os demais condôminos, problemas com a administradora e chamadas pelo interfone nos horários mais inconvenientes para tratar de assuntos, na maioria das vezes, pessoais ou nada importantes. Isso quando não aparecia alguém levantando suspeitas sobre as prestações de contas ou queixando-se do aumento no valor do condomínio.

Tudo ia bem até que a reunião "empacou" em um item da pauta: eleição do síndico, sub síndico e conselho.

O então síndico, após três mandatos, estava se mudando para outra cidade. Posteriormente, soube que a razão dos três mandatos foi a absoluta falta de interessados em substituí-lo.

Após muitas consultas, discussões, apelos, etc., todos se voltaram para mim com ares de "você é nossa última esperança."

Tentei esquivar-me, mas a "falta de experiência" fez com que não soubesse arrumar uma boa desculpa e acabei sendo eleito por aclamação. Nem meu nome meus vizinhos sabiam, mas eu era o novo síndico do Edifício Paraíso.

Subitamente a reunião terminou e uns poucos vizinhos desejaram-me boa sorte. Meu antecessor disse que me entregaria todos os documentos e que, qualquer coisa, era só falar com o zelador ou com a administradora. Mudou-se dois dias depois.

Voltei para o meu apartamento e aproveitei o intervalo da novela para contar a novidade. Minha esposa levou as mãos à cabeça. Minha sogra não conseguiu esconder um arzinho de sádica. Apenas o caçula sentiu-se importante na condição de filho do síndico.

No dia seguinte, contei a um colega de serviço o que me acontecera. Após brincar comigo, disse: "Não há com o que se preocupar. Você é uma pessoa inteligente, equilibrada e verá que com alguma orientação, o encargo assumido será bem mais suave do que andam dizendo". Em seguida deu-me um cartão onde li "SECOVI-SP - O Sindicato da Habitação". Despediu-se dizendo: "ligue e você receberá a orientação necessária". Foi o que fiz. Dois dias depois recebi, pelo correio, o seguinte texto:

O CONDOMÍNIO

A palavra condomínio significa "propriedade comum". Viver em condomínio exige um espírito diferente, uma vez que existem áreas de domínio e áreas privativas. O direito de uso da área comum e a obrigação de conservar o que é de todos são condições básicas para vida em condomínio. Em termos de propriedade, a cada área privativa corresponderá uma fração de ideal da área comum.

Todos os condôminos devem contribuir para suas despesas, além de acatar a Convenção, Regulamento Interno e decisões da Assembléia.

UTILIZAÇÃO

Todos os participantes de um condomínio utilizam espaços e equipamentos comuns, tais como "hall" social, salão de festas, piscinas, etc. Mesmo nas áreas privadas, a liberdade do morador, embora muito maior, não é total, visto que não poderá afetar a liberdade de outro.

Em tese tudo é muito simples. Porém, na hora do impasse, é típico do ser humano defender seus próprios interesses, que nem sempre correspondem aos dos condomínio.

Visando disciplinar os direitos e os deveres de cada um, bem como a vida em condomínio, existem três documentos básicos: a Lei do Condomínio (Lei n.º 4591/64), comum a todos; a Convenção do Condomínio (uma espécie de "constituição"); e o Regulamento ou Regimento Interno, estes últimos específicos para cada prédio.

Boa parte da função do síndico consiste em exigir a correta utilização das áreas de um condomínio, através do fiel cumprimento da Convenção e do Regulamento, além de cuidar dos reparos necessários à sua conservação.

A CONVENÇÃO DO CONDOMÍNIO

É o conjunto dos direitos e obrigações, registrado no Registro de Imóveis, que regulamenta o comportamento e o rateio de despesas dos condôminos, estabelecendo normas de utilização tanto nas áreas privativas como nas de uso comum, visando resguardar, em benefício de todos, o patrimônio condominial e a moralidade no ambiente.

PRINCIPAIS ITENS

A Convenção, para ser aprovada ou modificada, exige o voto de no mínimo 2/3 das frações ideais de condôminos que compõe o condomínio.

Todos devem obediência à Convenção que, por sua vez, não pode contrariar a Lei n.º 4591/64, conhecida como a Lei do Condomínio.

REGULAMENTO

É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores e freqüentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio, apresentando inclusive, penalidades aos infratores. O Regulamento Interno não pode contrariar a Convenção, sob pena de nulidade.

O Regulamento Interno normalmente consta da própria Convenção ou é redigido posteriormente. Sendo feito em documento separado, deve contar com a colaboração não só dos proprietários dos apartamentos, como também dos compromissários compradores, cessionários e promitentes cessionários. Pode ser aprovado através de Assembléia Geral, todavia obedecendo o quorum previsto na Convenção, se a mesma estipular.

A Convenção e o Regulamento, com o tempo, tendem a desatualizar-se. O condomínio pode, e deve, promover revisões periódicas nesses textos de modo a garantir-lhes eficácia.

CORPO DIRETIVO

O corpo diretivo é composto de síndico, sub-síndico e conselho consultivo.

Esse tripé permite inúmeras vantagens. O síndico, que não é de ferro, também tem direito a férias. Assim, o sub-síndico assume imediatamente o seu papel, respondendo oficialmente pelas funções específicas.

ASSEMBLÉIA GERAL

Assembléia Geral é o fórum deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.

O síndico não deve realizar Assembléias apenas para cumprir a lei. Deve, isto sim, tirar grande proveito dessas reuniões, procurando torná-las atrativas. Para tanto, aqui vão algumas dicas:

Existem dois tipos de Assembléias: Assembléia Geral Ordinária - AGO e a Assembléia Geral Extraordinária - AGE.

Para a convocação de uma Assembléia Geral (AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do Condomínio; caso a mesma seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência.

Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e coletadas assinaturas do presidente e do secretário. Se não for possível no mesmo dia, faça-a logo no dia seguinte. Não deixe decorrer muito tempo entre a reunião e a lavratura da ata.

ELEMENTOS ESSENCIAIS

O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata no prazo de 8 (oito) dias subsequentes à realização da Assembléia.

É interessante estipular uma outra data para a reunião de síndico, sub-síndico e conselho para avaliação permanente do condomínio. Essa data pode, inclusive, ser antecipada aos condôminos. Assim, semanal ou quinzenalmente - e independente de AGE ou AGO - os moradores saberão que a reunião acontece tal dia, a tal hora e em tal local. Portanto, se tiverem queixas, problemas ou sugestões, podem centralizá-los nessas ocasiões, aliviando a carga do síndico em contatos diários, muitas vezes para tratar de assuntos irrelevantes e que podem comprometer as AGO ou AGE.

Nesse sistema, a participação está aberta a todos, digamos, nos quinze minutos iniciais de cada reunião.

ORÇAMENTO

Todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa.

O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receita, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembléia Geral.

Em razão do regime de inflação elevada é difícil elaborar uma previsão duradoura. Assim, ou a previsão é feita por um período pequeno ou a Assembléia autoriza o síndico e o conselho a reajustar periodicamente o orçamento, dentro de parâmetros bem definidos. Exemplo: variações do IGP/M da FGV, etc.

Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais. Em seguida, emitem-se os recibos e controlam-se os pagamentos.

ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

DESPESAS

São os gastos que um condomínio tem, dividido em despesas ordinárias e extraordinárias.

As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras, necessárias à manutenção do condomínio, as quais são respondidas por todos os condôminos, incluindo os locatários:

FUNDO DE RESERVA

É possível prever no orçamento um saldo credor destinado a DESPESAS IMPREVISTAS, pois a Convenção determina que 5% ou 10% do total arrecadado mensalmente sejam contabilizados na conta FUNDO DE RESERVA, estabelecido na Lei do Condomínio.

A constituição do FUNDO DE RESERVA é de responsabilidade, em princípio, do proprietário. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do Fundo de Reserva, devido à utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade também é do locatário, salvo se referente a período anterior ao início da locação. É de se lembrar que a Lei do Condomínio determina a não utilização do Fundo de Reserva para pagamento de despesas ordinárias.

O FUNDO DE RESERVA deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com as condições financeiras do condomínio. Alguns condomínios criam o fundo de reserva para o pagamento de ações trabalhistas.

O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou pela Assembléia Geral, para maior segurança. Para movimentação da aplicação é aconselhável a assinatura do síndico e do presidente do Conselho.

Se a quantia do fundo de reserva for insuficiente para o pagamento de alguma despesa extraordinária, o valor deverá ser rateado entre os proprietários de cada unidade.

DOCUMENTOS E OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO

Num condomínio existem documentos de caráter legal, fiscal e pessoal (empregados). O síndico é responsável pela guarda dos documentos legal e fiscal durante 5 anos e dos documentos referentes a pessoal (empregados) pelo período de 30 anos.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) deve apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.

A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança, posição do fundo de reserva, da conta benfeitorias, etc.

Um resumo, de no máximo duas folhas, deverá ser enviado a cada condômino.

DICAS

se sobrar espaço na folha de prestação de contas (resumo), transcreva algum item do Regulamento ou da Convenção ou envie alguma mensagem de utilidade para o condômino ou edifício;

não fixe em quadro de avisos relação de condôminos em atraso. Negocie pessoalmente, via administradora, por meio de advogado, etc., mas não exponha o devedor ao ridículo (previsto no Código de Defesa do Consumidor). Nos demonstrativos relacione somente o número do apartamento devedor.

SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO

Toda segurança é perfeita até o dia em que falha! Este deve ser o lema, não apenas do síndico e zelador, mas de todos condôminos e empregados.

A Segurança deve ser dividida em dois tópicos, para melhor abordagem do problema: patrimonial e prevenção de acidentes e incêndios.

A legislação exige que um edifício possua equipamentos de proteção contra incêndio, tais como iluminação de emergência para facilitar a sinalização de escape, hidrantes, extintores por metro quadrado, pára-raio, corrimão, caixa d’água de acordo com a área e população do prédio, rede elétrica em perfeito estado, etc.

O síndico não só pode como deve chamar o Corpo de Bombeiros para verificação e orientação da segurança do prédio, uma vez que ele é o responsável pela manutenção dos equipamentos, para que estejam sempre operantes e ativados.

Alertamos sobre os procedimentos do síndico com relação aos equipamentos:
    • porta corta-fogo (não deve ser trancada com cadeado);
    • os equipamentos devem estar em perfeitas condições;
    • formação de brigada de incêndio;
    • extintores e mangueiras de incêndio com revisão periódica;
    • pára-raio com revisão no sistema uma vez por ano;
    • revisão na instalação da rede elétrica;
    • revisão periódica nos butijões de gás;
    • revisão periódica na rede de gás canalizado;
    • revisão e cuidados com os elevadores;
    • pessoal treinado e habilitado para operar os equipamentos; e zelar pelos mesmos, formando brigada de incêndio;
    • proibir depósito de volumes em frente a hidrantes;
exija do zelador e de cada condômino o correto armazenamento de substâncias inflamáveis, gás, etc.
 

HIGIENE

A preocupação com a higiene deve ter a mesma importância da segurança, ainda mais na utilização das áreas comuns. Aqui vão algumas dicas:

    • faça exame médico periódico dos empregados;
    • exija que o condômino comunique, por escrito, a existência de morador portador de moléstia contagiosa grave. Se possível, coloque esta exigência no Regulamento, não para discriminar o paciente, mais sim para não expor os demais ao perigo de contágio;
    • providencie a limpeza semestral das caixas de água por meio de empresas especializadas;
    • providencie dedetização das áreas comuns e proponha aos condôminos a mesma atitude em suas unidades;
    • exija a limpeza periódica das fossas, quando for o caso;
    • exija cuidados especiais com produtos de limpeza tóxicos ou abrasivos, bem como ácidos e demais substâncias que possam causar irritação à pele;
    • exija dos faxineiros a utilização de botas e luvas de borracha quando manusearem tais produtos;
    • exija do zelador ou da empresa de manutenção de piscinas a exata qualidade da água;
    • mantenha no prédio produtos para curativos e primeiros-socorros que deverá ficar na portaria.

Obs.: existem aparelhos automatizados que dispensam produtos químicos para as piscinas.

SEGUROS

O síndico é responsável pela contratação de seguro contra incêndio e outros sinistros, abrangendo todas as unidades, partes e objetos comuns, computando-se o prêmio nas despesas ordinárias do condomínio.

O prazo para contratação é de 120 dias após o "habite-se". Caso contrário, o condomínio ficará sujeito à multa mensal equivalente a 1/12 do imposto predial cobrado pela Prefeitura.

O seguro de um edifício deve ser feito com base em valores reais, em função dos custos de reconstrução e nunca do preço comercial do edifício. Se o seguro for com valor inferior ao real, o síndico, em caso de sinistro, poderá ser responsabilizado civil e criminalmente pela contratação.

A Susep (Superintendência de Seguros Privados) permite que haja desconto na apólice para o seguro de incêndio. Negocie o valor e exija que o desconto venha discriminado em favor do condomínio.